Política de privacidad: Empleados de California

Puesta al día: 19 de octubre de 2022

Este anuncio ("Confidencialidad de los empleados") describe las categorías de información personal que TaskHuman, Inc. (la "Empresa", "nosotros", "us" o "nuestra") recopila sobre nuestros empleados residentes en California, y los fines para los que utilizamos dicha información.  

 

A efectos del presente Aviso de confidencialidad para los empleados, se entenderá por "información personal" tiene el significado que se le da en la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (la "CCPA"), pero excluye la información exenta del ámbito de aplicación de la CCPA. 

 

Este Aviso de Privacidad para Empleados no crea ni forma parte de ningún contrato de trabajo o de otro tipo.

 

Información que recopilamos sobre los empleados

Las categorías de información personal que podemos recopilar y tratar antes, durante y después de su contratación incluyen:

    • Información de contacto, como su dirección laboral y particular, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cuentas de redes sociales; 
    • Información de identificacióncomo su número de la seguridad social, información de identificación emitida por el gobierno (Por ejemplocarnet de conducir, pasaporte), fotografías u otros identificadores similares; 
    • Situación en materia de inmigración o autorización de trabajo y otra información que nos permita verificar su elegibilidad para el empleo;
    • Información biográficacomo nombre, sexo, fecha de nacimiento, historial profesional, conocimientos de idiomas, cualificaciones profesionales, referencias, datos sobre educación, información en la biografía de su empresa, perfiles y actividad en las redes sociales y su foto;
    • Información general sobre empleocomo el departamento, el lugar de trabajo, el cargo, las fechas de contratación, la situación laboral (Por ejemplo(a tiempo completo o a tiempo parcial), cualquier condición de empleo, historial laboral (actual, pasado o futuro), información de control horario, registros de personal y disciplinarios, participación en programas de formación y aprendizaje, información necesaria para realizar comprobaciones de antecedentes, pruebas de drogas y/o alcohol y otros controles permitidos por la ley, así como otra información razonablemente necesaria para administrar la relación laboral con usted;
    • Información sobre retribuciones, prestaciones y nóminascomo datos sobre sueldos y primas, información sobre prestaciones (seguro médico, ahorro para la jubilación y otras prestaciones), información sobre participaciones, cuentas bancarias y horarios de trabajo (Por ejemplo, registros de vacaciones y ausencias, bajas por enfermedad, situación de las bajas y horas trabajadas); 
    • Información de rendimientocomo las métricas de gestión, las evaluaciones del rendimiento y los comentarios, y el historial de ascensos;
    • Información sobre personas relacionadas, como su cónyuge, pareja de hecho o civil, personas a su cargo, beneficiarios y contactos de emergencia;
  • Credenciales, acceso e información del sistemacomo su dirección de correo electrónico, nombres de usuario, contraseñas y número de tarjeta de acceso de la empresa; información sobre el uso que usted hace de los dispositivos, las comunicaciones de la empresa, los sistemas informáticos y las aplicaciones (Por ejemplo(por ejemplo, tiempo de uso, archivos a los que ha accedido, historial de búsquedas, páginas web visitadas, dirección IP, ID del dispositivo, ubicación del dispositivo), e información sobre su acceso a oficinas e instalaciones (Por ejemplo(escáneres de tarjetas y grabaciones de cámaras de seguridad);
  • Gastos e información sobre viajescomo información sobre sus viajes de negocios y otros gastos profesionales; 
  • Atención sanitaria e información médicaPor ejemplo, información relacionada con la participación de los empleados en programas de bienestar, exámenes físicos para ejecutivos y programas de seguro médico, así como su temperatura corporal, estado de vacunación, síntomas de salud y otra información de detección en relación con los planes y protocolos de salud y seguridad de la empresa, incluida la detección requerida para acceder a las oficinas/instalaciones de la empresa o participar en viajes/eventos/sedes patrocinados por la empresa y otras medidas diseñadas para evitar la transmisión de COVID-19 u otras enfermedades infecciosas;
  • Información biométricaPor ejemplo, su huella dactilar, su retina o su rostro cuando utiliza nuestros sistemas biométricos de control horario o de seguridad;
  • Información necesaria para evaluar las solicitudes de adaptación relativas a posibles discapacidades u otros problemas de saludy
  • Otra información que nos facilite, como sus comentarios y respuestas a encuestas en las que decida identificarse.

En determinados casos, podemos pedirle información adicional con el fin de controlar la igualdad de oportunidades y/o cumplir la legislación aplicable. También podemos solicitar información sobre antecedentes penales. Sólo lo haremos cuando lo permita la legislación aplicable.  

Cómo recopilamos la información personal de los empleados

Recogemos información personal suya durante su candidatura a un puesto de trabajo y durante y después de su contratación.  

También podemos recopilar su información personal de otras fuentes y combinarla con la información personal que usted nos proporcione.  Por ejemplo, podemos recopilar su información personal de:

    • Bolsa de trabajo y sitios web de empresas que puede utilizar para solicitar un empleo con nosotros;
    • Nuestra tercera organización profesional patronalTriNet;
    • Proveedores de servicios que ponemos a disposición de nuestros empleados como parte de nuestros beneficios y programas de formación;
    • Empleadores anteriorescuando nos proporcionen referencias laborales;
    • Referencias profesionales que nos autoriza a contactar;
    • Proveedores de servicios de comprobación de antecedentes, de crédito o de otro tipo (cuando la ley lo permita);
    • Agencias de empleo o reclutadores; 
  • Sus centros de enseñanza;
    • Tus páginas de redes públicas, perfiles en redes sociales u otras fuentes de acceso público;
    • Sus personas de contacto que optaron por comunicarse directamente con nosotros; 
    • Comunicaciones de empresa y sistemas y aplicaciones informáticosincluyendo sistemas/aplicaciones de terceros, que recopilan automáticamente información sobre los usuarios y transmitida por ellos; 
    • Información sobre la actividad en línea que nosotros y nuestros proveedores de servicios recopilamos utilizando registros de servidor, "cookies" y tecnologías similares en el sitio web, la aplicación y la plataforma de TaskHuman. Consulte nuestra Política de privacidad para más información; y
  • Otro personal de la empresa.

Cómo utilizamos la información personal de los empleados

Podemos utilizar las categorías de información personal mencionadas anteriormente para los siguientes fines:

  • Gestión de la mano de obra. Gestionar las actividades laborales y el personal en general, tales como:
  • contratación, entrevista y evaluación de candidatos y empleados;
  • administración de nóminas, salarios y otras compensaciones;
  • Concesión y administración de participaciones, primas, comisiones y otros incentivos;
  • administrar y evaluar las prestaciones de los empleados, incluida la asistencia sanitaria, las pensiones, los planes de jubilación y ahorro, y los préstamos;
  • mantener los datos de contacto de sus dependientes y beneficiarios designados y comunicarse con ellos cuando sea necesario en la administración de sus prestaciones y premios de empleado;
  • mantener los datos de sus contactos de emergencia designados y comunicarse con ellos cuando sea necesario en caso de emergencia;
  • administrar y evaluar las vacaciones, los permisos retribuidos, las bajas por enfermedad y otros permisos; 
  • evaluación del rendimiento y de la remuneración y ascensos;
  • ofrecer oportunidades de formación y desarrollo profesional;
  • gestionar los traslados, reasignaciones y comisiones de servicio de los empleados;
  • realizar encuestas entre los empleados y recabar sus opiniones; 
  • realizar comprobaciones de antecedentes, referencias o crédito; 
  • gestión de asuntos disciplinarios, reclamaciones y despidos;
  • administrar el seguimiento de los gastos de la empresa, los reembolsos y los viajes;
  • ayudar a obtener un visado de inmigración o un permiso de trabajo;
  • mejorar nuestro proceso de solicitud y/o contratación, incluida la mejora de la diversidad;
  • adaptación a discapacidades o problemas de salud; 
  • proporcionar recursos y apoyo informáticos; 
  • mantenimiento de directorios internos de empleados; 
  • comunicarnos con usted; 
  • administrar de otro modo nuestra relación laboral con usted; y
  • analizar nuestra plantilla y la información relativa a cualquiera de las actividades anteriores.
  • Operaciones comerciales. El funcionamiento y la gestión de nuestro negocio, incluida la gestión de las comunicaciones y los sistemas informáticos; la investigación, el desarrollo y el funcionamiento de nuestros productos y/o servicios; la gestión y asignación de los activos y el personal de la empresa; la planificación estratégica y la gestión de proyectos; la continuidad del negocio; el mantenimiento de los registros empresariales y de auditoría; la presupuestación, la gestión financiera y la elaboración de informes; las comunicaciones internas; la promoción de nuestro negocio; la seguridad física y de la información; la salud y la seguridad, incluida la seguridad personal y la seguridad de los empleados, contratistas, proveedores y otros visitantes; y la evaluación y realización de fusiones, adquisiciones, ventas, reorganizaciones o cesiones y la integración con los compradores.
  • Cumplimiento, seguridad y prevención del fraude. Cumplir con los requisitos legales y de otro tipo, como los fiscales, de auditoría, de mantenimiento de registros, de presentación de informes, de verificación de la identidad y la elegibilidad para trabajar, y los requisitos de supervisión de la igualdad de oportunidades; cumplir con las solicitudes legales y los procesos legales, como responder a citaciones o solicitudes de las autoridades gubernamentales; proteger nuestros derechos, los suyos o los de otros, la seguridad y la propiedad, incluso mediante el cumplimiento de las directrices y requisitos de salud pública aplicables, incluyendo, sin limitación, la orientación de los Centros para el Control de Enfermedades u otras autoridades de salud pública relacionadas con la prevención y el control de COVID-19 u otras enfermedades infecciosas; la investigación y disuasión de actividades fraudulentas, perjudiciales, no autorizadas, poco éticas o ilegales, o de conductas que infrinjan nuestras políticas o procedimientos; el ejercicio de derechos y recursos legales, incluida la investigación, presentación y defensa de quejas o reclamaciones legales; la administración y aplicación de políticas y procedimientos internos; y el intercambio de información con autoridades gubernamentales, fuerzas de seguridad, tribunales o particulares para los fines anteriores. 
  • Supervisión. Supervisión de oficinas e instalaciones, sistemas informáticos y de comunicaciones, dispositivos, equipos y aplicaciones mediante revisión manual y herramientas automatizadas como software de seguridad, software de filtrado de sitios web y spam, software de gestión de dispositivos móviles, y control de acceso y supervisión de nuestras instalaciones físicas (Por ejemplo(por ejemplo, exigiendo exámenes médicos para acceder a las oficinas/instalaciones o asistir a actos patrocinados por la empresa y utilizando cámaras de seguridad y escáneres de tarjetas de acceso) para proteger nuestros derechos, nuestra seguridad y nuestros bienes, los de usted y los de otros; para operar, mantener y proteger la seguridad de nuestros sistemas y dispositivos de red; para proteger nuestra información patentada y confidencial y nuestra propiedad intelectual; para el mantenimiento y archivo de registros; para la formación del personal y/o la gestión del rendimiento; para los fines de cumplimiento, seguridad y prevención del fraude descritos anteriormente; para investigar y responder a incidentes de seguridad y de otro tipo; y para la continuidad de la actividad empresarial (como la supervisión de correos electrónicos relacionados con la actividad empresarial tras la marcha de un empleado).
  • Analítica.  Crear datos anónimos, agregados o desidentificados que utilizamos y compartimos para analizar nuestra plantilla y nuestro negocio y para otros fines empresariales lícitos.

Cómo podemos compartir la información personal de los empleados

Podemos compartir su información personal con otras partes según sea necesario para los fines descritos anteriormente. A título de ejemplo y no limitativo, podemos compartir su información personal con:

    • Afiliados. Nuestra matriz corporativa, subsidiarias y otras filiales bajo el control de nuestra matriz corporativa, para fines coherentes con este Aviso de Privacidad del Empleado o para operar infraestructura, sistemas y tecnología compartidos.
    • Proveedores de servicios a empresas. Proveedores de servicios a la empresa, como organizaciones profesionales de empleadores/coempleo, administración de nóminas, beneficios y bienestar, recursos humanos, salud laboral, gestión del rendimiento, formación, gestión de gastos, agencias de viajes, transporte y alojamiento, sistemas y soporte informáticos, seguridad física y de la información, verificación de antecedentes y otros controles, administración de premios en acciones, banca corporativa y tarjetas de crédito, asistencia sanitaria, asociaciones comerciales, corredores de seguros, gestores de siniestros y liquidadores de siniestros, y cualquier administrador, nominado, registrador o fideicomisario designado en relación con los planes o programas de beneficios.
    • Proveedores de servicios a los empleados. Proveedores de servicios a empleados que reúnen los requisitos necesarios como parte de nuestro programa de beneficios para empleados (Por ejemplo(por ejemplo, asesores financieros, corredores de valores, entidades financieras y proveedores de servicios de salud, fitness, bienestar, cuidado de niños y conserjería) que necesitan sus datos para verificar su admisibilidad y prestarle servicios.  
    • Nuestro público comercial. Clientes actuales y potenciales, empleados, contratistas, entrenadores y otros contactos comerciales con los que compartimos su biografía de la empresa, que puede ser compartida en nuestro sitio web o en otros materiales y comunicaciones de marketing a disposición del público como parte de nuestras actividades de marketing y contratación.
  • Participantes en la transferencia de empresas.  Partes en transacciones y transacciones potenciales por las que vendemos, transferimos o compartimos de otro modo parte o la totalidad de nuestro negocio o activos, incluida su información personal, como una desinversión corporativa, fusión, consolidación, adquisición, reorganización o venta de activos, o en caso de quiebra o disolución. 
  • Asesores profesionales. Contables, auditores, abogados, aseguradores, banqueros y otros asesores profesionales externos que requieran su información en el curso de la prestación de sus servicios. 
  • Clientes y socios comerciales. Clientes, otras empresas y particulares con los que la empresa mantiene o está explorando una relación comercial. 

Sus obligaciones

Es su responsabilidad asegurarse de que la información que envía no viola los derechos de terceros.
Debe mantener actualizados sus datos personales en los archivos de la Empresa e informarnos de cualquier cambio significativo en los mismos.

Información adicional

Uso de la Plataforma TaskHuman.  Su uso de la Plataforma TaskHuman (tal y como se define en nuestros Términos y Condiciones) se rige por la Condiciones generales, Política de privacidady cualquier política relacionada publicada en nuestro sitio web o en la Plataforma TaskHuman.

Otros sitios y servicios.  Este Aviso de Privacidad para Empleados no aborda, y no somos responsables de, las prácticas de terceros, que tienen sus propias normas sobre cómo recogen y utilizan su información personal. Nuestros enlaces a sitios web o servicios de terceros no constituyen una recomendación. 

Modificaciones del presente Aviso de Privacidad para Empleados.  Es posible que introduzcamos cambios en este Aviso de Privacidad para Empleados de vez en cuando. Estos cambios se publicarán en nuestro Centro de Recursos para Empleados. La fecha de "Última actualización" que figura en la parte superior de este Aviso de confidencialidad para los empleados indica cuándo se revisó por última vez y se publicó en nuestro Centro de Recursos para Empleados. Cualquier cambio entrará en vigor en la fecha de Última actualización, a menos que se indique explícitamente lo contrario.

Cómo ponerse en contacto con nosotros.  Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, póngase en contacto con el equipo jurídico por correo electrónico en la dirección legal@taskhuman.como por correo a 3790 El Camino Real, Suite 850, Palo Alto, California, 94306, Attn: Legal Team.