Desde nuestras relaciones personales hasta nuestros contactos profesionales, la forma en que nos comunicamos lo es todo. Piensa en los distintos canales que utilizamos a diario: mensajes de texto, correos electrónicos, redes sociales, herramientas de trabajo y de persona a persona.
Tantos canales abren oportunidades para que se produzcan fallos de comunicación.
Seguro que alguna vez te ha pasado: ese momento en el que un correo electrónico cuidadosamente redactado recibe una respuesta totalmente inesperada o en el que unas instrucciones claras conducen a resultados totalmente distintos.
En el mundo laboral moderno, los fallos de comunicación de este tipo no sólo son frustrantes, sino también costosos, ya que provocan retrasos en los proyectos, tensión en las relaciones y pérdida de oportunidades.
"Nuestros cerebros están inundados de mucha información. Y a menudo estamos en una sobrecarga sensorial total", explica Teresa Muller, experto en comunicación y TaskHuman Coach. "Si nos detenemos a asegurarnos de que lo que comunicamos es claro, empezamos a acallar gran parte del ruido".
En este artículo, la coach Teresa esboza cinco habilidades esenciales que constituyen la base de una comunicación eficaz en el lugar de trabajo: la escucha activa, comunicación claraLa conciencia no verbal, la persuasión y la autoconciencia.
Este marco práctico puede transformar la forma en que los profesionales se conectan, influyen y colaboran.
Con equipos cada vez más distribuidos y muchas interacciones a través de pantallas, el margen para los malentendidos nunca ha sido mayor.
Las investigaciones demuestran que los profesionales pasan casi 80% de su día comunicándose, y sin embargo 55% de los trabajadores pierden entre 30 minutos y dos horas de trabajo productivo al día debido a una comunicación ineficaz. Ouch. (Fuentes: McKinsey Global Institute, International Data Corporation, Journal of Communication & Sede de Axios).
"La comunicación clara es permiso y responsabilidad". Entrenadora Teresa esboza. "Os doy permiso para cuestionar lo que necesitéis, para cuestionar cualquier cosa sin claridad. Asumo la responsabilidad de comunicar con la mayor eficacia y claridad que pueda con los recursos y conocimientos de que dispongo."
Exploremos las cinco habilidades esenciales que lo hacen posible, todas ellas aplicables de inmediato.
Escucha activa significa comprometerse plenamente con el mensaje de otra persona sin interrupciones, juicios ni respuestas inmediatas. Se trata de abordar las conversaciones con curiosidad y no con suposiciones.
"Te pones en situación de escuchar todo el proceso de pensamiento de la otra persona", señala Muller. "No esperas a tener la oportunidad de contestar. Si tienes preguntas o comentarios, los tienes en cuenta, pero no te concentras sólo para poder hablar".
Esta habilidad transforma las relaciones al crear seguridad psicológica y una conexión más profunda.
Cuando la gente se siente realmente escuchada, la confianza surge de forma natural.
Sin embargo, las trampas comunes están por todas partes.
"Nos emocionamos. Queremos compartir. Queremos participar en la historia de la otra persona". Entrenadora Teresa explica. "Sobre todo las personas neurodivergentes. Tienden a interrumpir o añadir su propia historia. Y no es porque mi historia sea mejor. Es para decir: "Te entiendo. Te escucho. Tengo un vínculo empático contigo".
Continúa: "Parte del reto también puede ser el miedo a olvidar nuestra pregunta o comentario. Y entonces nos concentramos en no olvidarlo".
Para fortalecer los músculos de la escucha:
Póngase cómodo físicamente. "Si estás ahí sentado y te sientes incómodo, gran parte de tu concentración se centra en el hecho de que no estás cómodo", aconseja Muller.
Observe sus patrones de interrupción. "Obsérvate durante un tiempo y fíjate en cómo tiendes a interrumpir la conversación de otra persona. Encuentra tus propios patrones porque así ya podrás predecir cuándo tendrás ese impulso", sugiere Muller.
Abrazar la curiosidad. "Si no te sientas en una especie de espacio de curiosidad, básicamente estás poniendo anteojeras, como las anteojeras de los caballos, en tu cerebro, porque sólo accedes a tu viejo comportamiento, a tus viejos pensamientos", explica Muller.
Mejore la escucha activa y mejorará la conexión humana. Al silenciar a tu narrador interior y abrazar la curiosidad genuina, transformas cada conversación de un intercambio de palabras a un puente de entendimiento.
Comunicación clara consiste en expresar las ideas de forma que se minimice la ambigüedad y se maximice la comprensión. Puede ayudar a asumir la responsabilidad de cómo se recibe su mensaje.
"Sepa específicamente qué es lo que quiere comunicar". Entrenadora Teresa subraya. "Encuentra la oportunidad y el medio adecuados para decirlo. Te aseguras de que se entiende cómo transmites el mensaje, y das oportunidad a que la gente compruebe su claridad".
Esto es muy importante en nuestro mundo saturado de información. Una comunicación poco clara aumenta la carga cognitiva, erosiona la confianza y desperdicia tiempo y atención valiosos. Como humanos, es natural cambiar un mensaje en función de cómo pensamos que será recibido o suponer que compartimos un entendimiento sin verificarlo.
Muller identifica la autoestima y la confianza como un reto común.
"Trabajamos con suposiciones sobre cómo creemos que se siente el receptor con respecto a nosotros o a la información. Estamos tan preocupados por cómo interpretará la persona lo que decimos que no decimos realmente lo que tenemos que decir", continúa. "Esa es una barrera enorme para una comunicación clara".
Para mejorar la claridad:
Conozca su mensaje principal. "Una comunicación clara es asumir la responsabilidad de lo que te digo porque tú me has dado permiso", sugiere Muller. "Intento asegurarme de que lo que oyes es mi intención. Y eso es muy importante. Lo que oyes es lo que yo pretendía que oyeras".
Dar permiso explícito para hacer preguntas. "Asume la responsabilidad de lo que dices y da permiso a la gente para que te cuestione", recomienda Muller.
Utilice un lenguaje sencillo sin sacrificar el significado. "A veces, el lenguaje más sencillo posible es el más eficaz, porque no das margen a que la gente lo malinterprete".
Pero esa idea de "asumir la responsabilidad" es la clave.
Esto significa asumir la responsabilidad y reconocer que los demás basarán sus pensamientos y comportamientos en la información que comuniques. Tú eres responsable de que la información se relacione de forma eficaz para permitir una verdadera comprensión.
Destilando ideas complejas, invitando a la clarificación y eligiendo la precisión en lugar de la complejidad, se pasa de la mera transmisión de información a garantizar una auténtica comprensión como responsabilidad profesional.
La comunicación no verbal engloba todas las señales tácitas -expresiones faciales, postura, gestos, tono- que influyen en la interpretación de los mensajes.
Entrenadora Teresa lo define como "mensajes subliminales que llegan a través de microexpresiones y reacciones emocionales y fisiológicas ante el espacio. No se trata sólo de microexpresiones, expresiones físicas y gestos con las manos, sino también de lo que estás haciendo. También lo que llevas puesto, tu pelo y, si estás en Internet, tu fondo. Todo esto es comunicación no verbal".
Estas señales establecen la autoridad, la confianza y la conexión, y a menudo dan forma a las percepciones incluso antes de que se procesen las palabras. Pueden reforzar el mensaje o socavarlo por completo, sobre todo en entornos virtuales.
"La gente suele reaccionar emocionalmente a las emociones que muestra la otra persona", señala Muller. "Si yo digo algo y tú pones cara de asco muy rápidamente, mi cerebro lo va a captar antes de que me dé cuenta, y voy a reaccionar emocionalmente a ello".
Entre los retos más comunes se encuentran las diferencias culturales en la interpretación, los hábitos inconscientes en los que ya no reparamos y la tendencia a simplificar en exceso el lenguaje corporal basándonos en la psicología pop.
Teresa señala algunos ejemplos: "Si alguien está de pie y tiene los brazos cruzados, a lo mejor los tiene porque es cómodo. Así de sencillo. Si alguien está inquieto y mira hacia otro lado, no está interesado. No, tal vez sólo están pensando, y les está ayudando a procesar el mirar a otro lado".
Desarrollar la inteligencia no verbal:
Busque opiniones sobre sus pautas. "Conócete a ti mismo, aprende a observarte o pide a los demás que te den su opinión para ser más consciente", aconseja Muller.
Contextualice sus comportamientos. "Si tienes unos manierismos muy particulares y eres consciente de cómo los interpreta la gente, explícalos", sugiere Muller. "Contextualiza tu propio comportamiento".
Controle su tono, especialmente cuando esté estresado. "Si te das cuenta de que tu tono parece duro, explica: 'Oye, lo siento, estoy un poco tenso'. Así que si mi tono suena raro, no va dirigido a ti", recomienda Muller.
La persuasión es el uso ético de la influencia que consiste en equilibrar la lógica y la emoción para crear un beneficio mutuo.
"Puede representar cosas como el respeto, el reconocimiento de la autoridad," Entrenadora Teresa explica. "La gente, cuando te ve, ya asume quién eres. Así que podemos usar esta comunicación no verbal para cuestionar eso o para reformatear la codificación de esa persona cuando se trata de ti".
Esta habilidad impulsa el cambio positivo y la colaboración, especialmente para los colaboradores individuales que necesitan influir sin autoridad formal.
Los errores más comunes son la falta de confianza o credibilidad (fundamentos esenciales de la influencia), el exceso de confianza en los hechos o en las emociones, y no escuchar de verdad las objeciones.
Para desarrollar tus habilidades de persuasión:
Escuchar profundamente para comprender la resistencia. "No hagas suposiciones", aconseja Muller. "Comprenda los matices culturales y no tema preguntar a los demás qué está pasando".
Adapte su enfoque a los distintos públicos. "Hay matices culturales", señala Muller. "De donde yo vengo, la comunicación eficaz es tomarse un momento y hablar, ¿cómo estás? ¿Cómo está la familia? Aunque sea la primera vez que conoces a la persona".
Hablar con confianza y congruencia. "Si me pongo físicamente en una posición en la que te sientes amenazado, eso es intimidación", explica Muller. "La confianza viene de confiar en que lo que estamos hablando es congruente con todos/ambos nuestros beneficios. No necesito intimidarles para que consideren mi postura".
Comprendiendo la resistencia, adaptando su enfoque y encarnando una convicción auténtica, influirá en los resultados sin autoridad, haciendo que sus ideas no sólo sean escuchadas, sino también aceptadas y defendidas por los demás.
Autoconocimiento es la capacidad de observar y reflexionar sobre las propias pautas de comunicación, los estados emocionales y el contexto cultural.
"Con el tiempo, dejamos de prestar atención a nuestro propio comportamiento porque asumimos que lo que hacemos y decimos y cómo nos comportamos es fiel a nuestra propia intención". Entrenadora Teresa reconoce. "El reto ahí es que dejamos de prestar atención a cómo entramos y estamos realmente en un espacio. Así que tenemos que prestar más atención a nosotros mismos".
Desarrollar la autoconciencia comunicativa:
Programar una reflexión periódica. "Todo tiene un aspecto cultural", sugiere Muller. "Hay matices culturales en cómo se produce una comunicación eficaz. Al reflexionar, vemos nuestro propio comportamiento en su contexto, no sólo la intención supuesta".
Observe su estado emocional antes de comunicarse. "A veces no tenemos la energía emocional o la paciencia. Y nuestra propia frustración se ha ido acumulando durante el día, durante la semana. No podemos sentarnos y concentrarnos. De lo contrario, permitimos que nuestro estado emocional controle cómo interpretamos a otra persona y lo que decimos", advierte Muller.
Recuerde que el contexto es importante. "Podemos volvernos demasiado cautelosos y obsesionarnos con lo que estamos haciendo con esto no verbal que en realidad nos paralizamos, y no podemos procesar la información", nos recuerda Muller. Cuando somos conscientes del contexto, podemos relajarnos un poco porque estamos contextualizando activamente para interpretar mejor".
Estas cinco habilidades -escucha activa, comunicación clara, conciencia no verbal, persuasión y autoconciencia- forman un sistema interconectado. Las mejoras en un área potencian de forma natural las demás, creando una rueda volante de comunicación positiva.
Aunque puede ser un trabajo duro y en el que hay que pensar mucho, con el tiempo mejorará y se convertirá en algo natural.
"No pasa nada por equivocarse. Es un proceso de aprendizaje. A veces lo que funciona hoy no funcionará mañana", recalca Muller. "No tengas miedo de decir: 'Siento mucho interrumpir. Estoy intentando aprender a escuchar activamente'. Continúe, por favor".
Incluso puedes ser un poco más exhaustivo y decir algo como: "Gracias por ayudarme a aclarar lo que necesito compartir. Yo también estoy procesando mucha información ahora mismo".
Empiece por evaluar sus puntos fuertes actuales.
¿Es usted hábil por naturaleza para escuchar pero le cuesta persuadir? ¿Es excelente en claridad pero no es consciente de sus señales no verbales? Comprender su punto de partida le ayudará a crear un enfoque personalizado para mejorar su comunicación.
Recuerde que convertirse en un hábil comunicador no es cuestión de perfección, sino de conexión. Cada conversación es una oportunidad para construir entendimiento, confianza y resultados positivos.
En palabras de Muller: "Uno no lee la mente. Pero puedo asumir la responsabilidad y decir: "Espera, ¿qué estoy captando aquí? ¿Seguimos entendiéndonos, o necesito responder/formular más preguntas para mantenernos conectados?".
¿Qué pequeña práctica de comunicación vas a mejorar hoy?
Este artículo se basa en las ideas del experto en comunicación Teresa Muller como parte del compromiso continuo de TaskHuman de ayudar a los profesionales a desarrollar habilidades esenciales que impulsen tanto el bienestar como el rendimiento en el lugar de trabajo actual.