Image for <trp-post-container data-trp-post-id='10580'>Prioritize, Adapt, Excel: Building Your Personal Productivity System That Works Anywhere</trp-post-container>

تخيل هذا: مشاريع متعددة متراكمة، وإشعارات Slack أو Teams تصل إليك أسرع مما يمكنك الرد عليه، ويبدو أن قائمة مهامك تزداد مع كل اجتماع. هل يبدو ذلك مألوفاً؟

نحن نعيش في ثقافة العمل الدائم حيث لم يكن الحفاظ على الإنتاجية أكثر صعوبة أو أهمية من أي وقت مضى. قد يبدو الأمر وكأن هناك دائمًا ما يجب أن يكون هناك شيء ما في كل دقيقة من اليوم. 

ماذا لو كان فهمنا للإنتاجية نفسها بحاجة إلى ترقية؟

"الإنتاجية الحقيقية لا تتعلق بالقيام بالمزيد من الأشياء، بل تتعلق بالقيام بالأشياء الصحيحة بنية وتركيز"، كما يوضح جوناثان يبانيزخبير الإنتاجية ومدرب TaskHuman. "إنه أمر مهم لأن هذه هي الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها أن تكون فعّالاً حقًا ومتعمدًا في الاتجاه الذي تريده."

في هذا المقال، يشاركنا يبانيز المهارات الأساسية الأربع التي تشكل المهارات المهنية الحديثة التي دليل الإنتاجية:: تحديد الأولويات، والتخطيط، والتنظيم، والقدرة على التكيف.

انغمس في نهج إنساني منعش للإنتاجية يتجاوز حيل إدارة الوقت لخلق أداء مستدام.

 

الحقيقة حول الإنتاجية في مكان العمل اليوم

لقد تطور مفهوم الإنتاجية بشكل كبير. فمع العمل عن بُعد والعمل الهجين الذي أصبح الآن معيارًا قياسيًا، أصبحت الحدود بين الحياة الشخصية والمهنية غير واضحة. فالمعلومات تتدفق باستمرار، وبالنسبة للكثيرين منا، فإن العمل لا "ينجز" أبدًا.

"كل ما تفعله هو أولوية متنافسة" المدرب جوناثان ملاحظات. "في جميع البيئات التي عملت فيها، بغض النظر عن الصناعة، هناك دائماً الكثير من العمل. والكثير من الناس يحرقون أنفسهم لأنه عمل كثير جداً."

يكمن هذا التمييز بين مجرد النشاط المجرد والتقدم الهادف في صميم نهج أكثر استدامة لإنجاز الأمور.

وهذا يعني وجود حدود بكيفية قضاء وقتنا. إنجاز المزيد من الأعمال بكفاءة أكبر وبإدارة أفضل للموارد في الوقت الذي نعمل فيه، وأن نكون أكثر انفصالاً وحضوراً خارج تلك الساعات في حياتنا الشخصية.

دعنا نستكشف المهارات الأربع الأساسية التي تجعل ذلك ممكناً.

 

تحديد الأولويات: التركيز على ما يهم حقًا

تحديد الأولويات هو القدرة على تحديد المهام الأكثر أهمية التي تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية والتركيز عليها.

وهذا يعني تجاوز قائمة المهام اليومية لفهم كيفية مساهمة عملك في تحقيق أهداف أكبر.

وينصح المدرب جوناثان قائلاً: "لا تفكر في مستوى واحد للأعلى، بل فكر في مستويين للأعلى". "لأن ذلك يسمح لك بإزالة تلك المناطق الرمادية بطريقة ما. لأنك في بعض الأحيان حتى عندما تعطي التوجيهات، فإنك لا تزال غير متأكد بالضبط مما إذا كنت تفعل الشيء الصحيح."

أولويات واضحة تحويل الأداء من خلال القضاء على الغموض والحد من التبديل غير الفعال للمهام. عندما يفهم الجميع ما هو أكثر أهمية، تتحرك الفرق إلى الأمام بشكل متماسك بدلاً من الاندفاع في اتجاهات مختلفة.

ومع ذلك، يعاني العديد من المهنيين من المطالب المتنافسة والتوقعات غير الواضحة. أحد الحلول؟

التواصل الاستباقي.

"قم بإجراء نقاش جيد مع قيادتك، وهو نوع من بيئة تحديد التوقعات حيث يكون لديك هذا التبادل، 'حسناً، أنت قيادي، وأنا مساهمك الفردي. أيمكنك أن تخبرني كيف يبدو النجاح؟ يقترح يبانيز. "لأنه من الواضح أن قيادتك لديها فكرة."

جرّب هذا اليوم: حدد موعدًا لمحادثة لمدة 15 دقيقة مع مديرك حول الأولويات. اسأل عن المشاريع التي سيكون لها الأثر الأكبر والتي يمكن تأجيلها إذا لزم الأمر. هذا الوضوح وحده يمكن أن يحول إنتاجيتك.

 

التخطيط: وضع خارطة طريق للنجاح

يتمحور التخطيط حول إنشاء خرائط طريق منظمة وقابلة للتكيف في الوقت نفسه لضمان تحقيق المنجزات الرئيسية بفعالية. لا يتعلق الأمر بالجداول الزمنية الجامدة بل بالأطر المرنة التي توجه التقدم الهادف.

يذكرنا يبانيز قائلاً: "لا يخطط الناس للفشل، بل يفشلون في التخطيط". "كل ما لا يتم قياسه لا تتم إدارته. باستخدام الجدول الزمني، يمكنك إنشاء معايير مرجعية حول كيفية تحقيق أهداف معينة في جدول زمني معين لضمان أنك متوافق مع ذلك الهدف السنوي".

أصبح التخطيط في هذه الأيام أكثر أهمية من أي وقت مضى. يمكن أن تشمل المزالق الشائعة في التخطيط قصر النظر (التركيز فقط على المهام الفورية) والافتقار إلى المرونة.  

وفي الوقت نفسه، توفر الخطة الجيدة التوجيه مع السماح بالتكيف مع تغير الظروف. يبدأ التخطيط الأكثر فعالية مع وضع الغاية في الاعتبار.

يقترح المدرب جوناثان: "قم بإجراء "محادثة 2025" مع القيادة". "ماذا سنفعل هذا العام؟ ما هي توقعاتك للأشهر الثلاثة أو الستة القادمة؟ كيف يبدو النجاح بالنسبة لك؟ ابدأ بوضع الغاية في الاعتبار. هذه هي النتيجة النهائية. بينما نخطط، كيف نصل إلى هناك؟ "ما هي المراحل التي تريد تحديدها للوصول إلى تلك النقطة؟

يتطلب التخطيط الفعال أيضًا عقلية النمو-انفتاحك على التعلّم والتكيّف وصقل نهجك أثناء تقدمك.

جرّب هذا اليوم: بالنسبة لمشروعك الحالي الأكثر أهمية، اكتب كيف تبدو كلمة "تم إنجازه". ثم حدد 3-5 معالم رئيسية للوصول إلى تلك النتيجة. يحول هذا التمرين البسيط الأهداف الغامضة إلى خطط قابلة للتنفيذ.

 

التنظيم تهيئة بيئة للنجاح

يتعلق التنظيم بالحفاظ على مساحات عمل نظيفة وفعالة - سواء كانت مادية أو رقمية - تدعم التركيز والتنفيذ.

لكن الأمر أكثر من مجرد الترتيب؛ إنه انعكاس لطريقة تعاملك مع عملك.

ويوضح يبانيز: "حيثما يتجه تركيزك، تتدفق طاقتك". "عندما تتحدث عن التنظيم، هناك الجانب المادي منه، وهناك أيضًا الجانب الذهني منه. مجرد وجود مكان عمل أو بيئة عمل خالية من المشتتات."

القوة الخفية لـ مساحة عمل منظمة يكمن في قدرته على دعم عملية اتخاذ القرار وتقليل العبء المعرفي. عندما لا تكون مضطرًا للبحث عن المعلومات أو التنقل بين الفوضى، فإنك تحافظ على الطاقة الذهنية للتفكير عالي القيمة.

"يقول يبانيز: "يمكن للأحمق المركز أن يحقق وينجز أكثر من العبقري المشتت. "بغض النظر عمن تكون، إذا لم تخلق بيئة مناسبة لك لتحقيق النجاح، وهذا أمر شخصي في اعتقادي، لأنك أنت من يستخدم البيئة التي تريد أن تكون فيها، أو أنت من تخلق البيئة التي تريد أن تنجح فيها."

يعاني العديد من المهنيين مما يسميه المدرب جوناثان "تأثير الدومينو" - فالفوضى المادية تؤدي إلى فوضى ذهنية، مما يؤثر على الأداء. يبدأ كسر هذه الحلقة بتصميم بيئة عمل متعمد.

ويؤكد قائلاً: "أنت تختار بيئتك لتحقيق النجاح". "سيطر على مساحتك. الجانب المادي، أنت تفهم ما أقصده، أليس كذلك؟ هل هو مريح? إذا لم تكن مرتاحًا، فلن تكون منتجًا."

حتى العادات التنظيمية الصغيرة - مثل تنظيف مكتبك في نهاية كل يوم أو تنظيم الملفات الرقمية أسبوعياً - يمكن أن يكون لها تأثيرات كبيرة على إنتاجيتك وراحة بالك.

جرّب هذا اليوم: حدّد أكبر مصدر وحيد لعدم التنظيم في يوم عملك (سطح المكتب الفوضوي، صندوق الوارد الفوضوي، مساحة العمل الفوضوية) واقضِ 15 دقيقة في إنشاء نظام بسيط لمعالجته. تذكر أن التنظيم يُبنى من خلال إجراءات صغيرة ومتسقة.

 

القدرة على التكيف: الازدهار وسط حالة من عدم اليقين

القدرة على التكيف هي القدرة على تعديل الخطط والسلوك استجابة للظروف المتغيرة مع الحفاظ على التركيز على الأهداف الرئيسية.

يتعلق الأمر بالبقاء متماسكاً وفعالاً عند مواجهة حالة من عدم اليقين أو الاضطراب.

ويقر يبانيز قائلاً: "في أبسط صورة، هذا لأن الحياة تحدث". "إنه مثل قانون مورفي، أليس كذلك؟ كل ما سيحدث سيحدث، أو كل ما لا تعتقد أنه سيحدث سيحدث، أو كل ما لا تعتقد أنه سيحدث سيحدث سيحدث."

"جزء من القدرة على التكيف والمرونة هو فهم أنه لا يوجد يقين مطلق، وهناك أيضًا حقيقة أننا لا نستطيع السيطرة على كل شيء."

يشير يبانيز إلى بحث عالمة النفس أنجيلا داكويرث عن "العزيمة" - المثابرة والشغف اللذين يساعدان الناس على تجاوز التحديات.

ويوضح قائلاً: "لا يتعلق الأمر في الحقيقة بكونك الشخص الأذكى أو امتلاكك لموارد معينة". "بل يتعلق الأمر حقًا بامتلاك هذه العقلية أو الذهنية أو الموقف الذي ستواصل فيه المضي قدمًا بغض النظر عن الظروف التي تواجهك."

تشمل عوائق التكيف الشائعة مقاومة التغيير، والقلق بشأن الغموض، والتركيز على الكيفية التي "ينبغي" أن تكون عليها الأمور بدلاً من التركيز على ما هي عليه. يبدأ التغلب على هذه العوائق بتحول أساسي في المنظور.

ينصح المدرب جوناثان قائلاً: "تحكم فيما يمكنك التحكم فيه". "كن أفضل من البيئة المحيطة بك، وكن مرنًا واستكشف الخيارات، وكن مبدعًا في خياراتك لإيجاد حلول بديلة، واطلب المساعدة."

ويكمن هذا النهج المتوازن - الحفاظ على التركيز على الأهداف مع الحفاظ على المرونة بشأن الأساليب - في صميم الإنتاجية المستدامة في بيئات لا يمكن التنبؤ بها.

جرّب هذا اليوم: بالنسبة للتحدي الحالي الذي تواجهه، ضع قائمتين: "الأشياء التي يمكنني التأثير عليها" و"الأشياء الخارجة عن سيطرتي". ركز طاقتك على القائمة الأولى فقط، وتدرب على قبول القائمة الثانية.

 

جمع كل شيء معًا: ممارستك الإنتاجية المتكاملة

تشكل هذه المهارات الأربع - تحديد الأولويات، والتخطيط، والتنظيم، والقدرة على التكيف - نظام إنتاجية مترابط. ومن الطبيعي أن تؤدي التحسينات في أحد هذه المجالات إلى تعزيز المجالات الأخرى، مما يخلق تأثير دولاب الموازنة الإيجابي.

تؤكد يانيز على أن "الإنتاجية ليست وجهة؛ إنها ممارسة مستمرة". "يتعلق الأمر بتقديم أفضل ما لديك في عملك كل يوم، مهما كان ما يجلبه ذلك اليوم."

ابدأ ب تقييم نقاط قوتك الحالية.

هل أنت منظم بطبيعتك ولكنك تعاني من صعوبة في التكيف؟ هل أنت ممتاز في التخطيط ولكنك لا تعرف الأولويات؟ يساعدك فهم نقطة البداية الخاصة بك على إنشاء نهج مخصص يعمل مع أسلوبك بدلاً من أن يكون ضدّه.

تذكر أن الإنتاجية المستدامة لا يتعلق بالكمال، بل يتعلق بالتقدم. إن التحسينات الصغيرة والمتسقة تتراكم مع مرور الوقت، ولا يقتصر الأمر على ما تنجزه فحسب، بل يتعدى ذلك إلى تغيير شعورك أثناء القيام بذلك.

"هل تقدم أفضل ما لديك دائماً؟" يختتم يبانيز. " لا تقدم أفضل ما لديك الآن في هذا الدور. كيف يتوقعون منك أن تقدم أفضل ما لديك في الدور التالي للترقية التالية؟ إنها أرض الاختبار."

في عالم يبدو مهووسًا بحيل الإنتاجية والحلول السريعة، يبرز هذا النهج المتوازن. من خلال إتقان هذه المهارات الأربع الأساسية، فإنك لا تنجز المزيد من الأعمال فحسب، بل تضمن أن ما تفعله مهم بالفعل.

ما هو الإجراء الصغير الذي ستتخذه اليوم لتحسين ممارستك الإنتاجية؟

تستند هذه المقالة إلى رؤى خبير الإنتاجية جوناثان يبانيز كجزء من التزام تاسك هيومان المستمر بمساعدة المهنيين على تطوير المهارات الأساسية التي تعزز الرفاهية والأداء في مكان العمل اليوم.

احجز جلسة