محادثات التغذية الراجعة الفعالة

الملاحظات هي محادثة تبدأها أنت في بعض الأحيان، وتتلقاها في أحيان أخرى. فكر في أفضل التعليقات التي تلقيتها على الإطلاق. ماذا قال لك ذلك الشخص، ولماذا كان ذلك ذا مغزى؟ 

ما هو شعورك عندما تفكر في آخر محادثة تقييمية قمت بإجرائها؟ إذا كانت الإجابة "أتمنى لو سارت الأمور بشكل أفضل"، فأنا أتفهم ذلك. من الصعب تقديم الملاحظات. يتطلب الأمر شجاعة. ويتطلب الأمر عناية وممارسة لإعطاء الملاحظات بطريقة تشعرك بأنها مثمرة بالفعل. نتردد في تقديم الملاحظات لأن الشخص قد يغضب، أو لأن الموقف قد يزداد سوءًا، أو لأننا لا نشعر بأننا نعرف ما يجب أن نقوله. 

ما الذي يمكن أن نتعلمه من تلقي الملاحظات التي يمكن تطبيقها على تقديم الملاحظات؟ من المحتمل أن تكون الملاحظات التي قدّرتَها كانت في لحظتها، وكانت محددة، وحدثت بانتظام، وكانت متوازنة تجاه الملاحظات الإيجابية أكثر من السلبية. استخدم هذا النهج أثناء تقديم الملاحظات التقييمية وراقب النتائج الأفضل.

ابدأ بردود فعل إيجابية

إذا بدأت بإعطاء ملاحظات حول ما يجري بشكل جيد في ذلك الوقت، فإنك تشجع المزيد من هذا السلوك. ستصبح أفضل في إعطاء ملاحظات معززة وستضع رقائق عاطفية في البنك مع الشخص الذي يمكنك الاعتماد عليها عندما تحتاج إلى إجراء محادثة أكثر صعوبة. ستبدأ من مكان في العلاقة يشعر فيه الشخص بالتقدير. من الأسهل بكثير أن تحصل على نتيجة جيدة عندما تبدأ بحسن نية راسخة من أن تبدأ بعجز في حسابك العاطفي.

اجعل هدفك تقديم ملاحظات إيجابية كل يوم. وكن محدداً. ما السلوك الذي لاحظته؟ ما الفرق الذي أحدثه ذلك بالنسبة لك أو للفريق؟ ما السلوك الذي ترغب في رؤيته في المستقبل؟

بالطبع، ليست كل الملاحظات التي تريد تقديمها إيجابية. حتى عندما تريد أن تطلب تغيير سلوك شخص ما، فإن الملاحظات الأكثر تواترًا هي الأفضل. من الأسهل بكثير معالجة المشكلة عندما تبدأ. أما تركها تكبر فهو أسوأ بالنسبة لكما. من الأسهل معالجة الملاحظات الصغيرة. وإذا استثمرتَ في هذه المحادثات الصغيرة بانتظام، فستتجنب محادثات أكبر وأصعب في المستقبل.

يمكنك قول أي شيء تقريبًا لشخص ما إذا كان قلبك في المكان الصحيح - والشخص الآخر يعرف ذلك. هناك فرق كبير بين قولك: "هل يمكنني أن أعطيك بعض الملاحظات حول كيف أتمنى أن تجعل حياتي أسهل؟ وقول "هل يمكنني أن أعطيك بعض الملاحظات التي ستساعدك على تحقيق أهدافك بشكل أسرع؟ ومع ذلك قد تكون الملاحظات هي نفسها. لذا ابدأ بعقلية أنك ستساعد هذا الشخص الذي تتحدث معه بصدق.

ادخل المحادثة بفضول 

من المهم أيضًا أن تتعامل مع المحادثة بفضول. ما الذي قد لا تعرفه عن الموقف؟ ما هي الظروف التي قد تغير الطريقة التي تشعر بها الآن تجاه السلوك أو الموقف؟ ما هي الحلول التي قد تكون متاحة بخلاف الحلول التي تفكر فيها؟ يجب أن تكون محادثات الملاحظات عبارة عن محادثات تتدفق فيها المعلومات في كلا الاتجاهين.

على الرغم من صعوبة رؤية ذلك في بعض الأحيان، إلا أننا في كل موقف نلعب دورًا أيضًا. ما هو دورك في هذه الفوضى؟ كيف تساهم أنت في المشكلة التي تراها؟ وفي كل موقف، تلعب الأنظمة والبيئة دوراً في كل موقف. لذا فكر في كيفية تأثير ديناميكيات العمل أو السوق أو الفريق أو الموارد المتاحة على الشخص وسلوكه أو سلوكه.

استمع واستكشف 

والآن، بعد أن أصبح فضولك في مكانه، استعد للاستماع.

قد يكون من الصعب القيام بكل هذا إذا كنت في عجلة من أمرك، أو في وسط شيء آخر، أو منزعجًا لأي سبب كان. لذا اختر وقتًا تشعر فيه بالهدوء، وابحث عن مكان خاص وهادئ، وخصص وقتًا معقولًا للمحادثة. إن إجراء محادثة تركز على الاستكشاف بدلًا من إصدار الأحكام يُظهر الاحترام ويوضح للشخص الآخر أنك تهتم حقًا وأنك تفهم حقًا وأنك تملك كل المعلومات. وفي معظم الأحيان، ستتعلم شيئًا ما، حتى لو لم يغير ذلك من النتائج.

من خلال الاستماع الكامل، تكسب فرصة التحدث. وبعد ذلك يمكنك مشاركة ملاحظاتك الصادقة مع الدعم واللطف.

لنفترض أنك فعلت كل ذلك. والآن وصلنا إلى النقطة التي ستقول فيها شيئاً (ربما يكون سلبياً) عن سلوكيات زميلك/زميلتك/زميلك في العمل.

إطار عمل محادثة للتغذية الراجعة

من المهم أن توضح عند تقديم الملاحظات أنك تركز على سلوك الشخص، وليس على الشخص نفسه. تشير الدراسات إلى أن السلامة النفسية هي أحد أهم مؤشرات الفرق عالية الأداء. يجب أن يكون من المقبول تقديم الملاحظات والحصول عليها وارتكاب الأخطاء. إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الفرق تنفق قدراً هائلاً من الوقت والطاقة في حماية نفسها من الحكم عليها ومحاولة التأكد من عدم ارتكاب أي خطأ على الإطلاق. يمكن أن يساعدك أيضًا مشاركة المسار الذي أوصلك إلى استنتاجك. لذا ابدأ بمشاركة ما رأيته أو سمعته بالفعل. ثم شارك تفسيرك.

إليك عملية قيمة مكونة من 3 أجزاء لتقديم ردود فعل إيجابية أو سلبية:

• صف السلوك الذي لاحظته بموضوعية.
• وصف التأثير على العمل/الفريق.
• صف السلوك الذي ترغب في رؤيته في المستقبل.

إحدى حقائق التغذية الراجعة هي أن الناس عادةً ما يسمعون أسوأ تفسير لما قلته بالفعل. لذلك يمكن أن يساعدك أيضًا أن تكون صريحًا بشأن ما لا يعني.

التحرك مبكراً والتعاقد على العمل

بالطبع، تختلف معالجة مشكلة تحدث لمرة واحدة عن معالجة مشكلة متكررة. إن معالجة المشكلة عندما تراها في المرة الأولى هو المفتاح، ويساعدك طلب تغيير محدد للغاية على إعدادك للنجاح إذا احتجت إلى إعادة المحادثة. إذا لم تكن متأكداً عند الدخول في المحادثة من الخطوة التالية الصحيحة، فإن أحد الخيارات هو أن تسأل "ما الذي تقترحه كخطوة تالية للتأكد من أننا لن نجد أنفسنا مرة أخرى في هذا الموقف؟ حتى لو لم يكن هذا الاقتراح الأول هو الاقتراح الصحيح، فقد يعطيك هذا الاقتراح شيئًا لتستجيب له ويساعدك على توضيح تفكيرك حول ما قد ينجح.

توقف وتأمل

من السهل أن تمضي في يومك وأسبوعك. ولكنني أوصيك بالتوقف مؤقتًا والتوقف لدقيقة للتفكير في محادثة الملاحظات التي أجريتها. ما الذي سار بشكل جيد في تقديم الملاحظات؟ ما الذي تريد القيام به بشكل مختلف في المرة القادمة؟ قد يكون من المفيد حتى تدوين ملاحظة سريعة حول الوقت الذي أجريت فيه المحادثة وما اتفقتما عليه تحديداً. يمكن أن تساعدك بعض الملاحظات في معرفة ما إذا كنت لم تكن محددًا كما ينبغي - أو تتيح لك معالجة المشكلة بثقة إذا كان هناك اتفاق واضح.

باختصار، مفتاح الارتقاء بمستواك في تقديم الملاحظات: تقديم المزيد من الملاحظات، في كثير من الأحيان. إن الاحتفاظ بالملاحظات لفترة طويلة جدًا يجعل من الصعب تقديم الملاحظات التي من شأنها أن تجعل علاقاتنا أقوى. من الأفضل أن تتم التغذية الراجعة كنشاط صيانة وليس كمشروع لمرة واحدة. 

إذا كانت عناصر إطار التغذية الراجعة تمثل تحدياً بالنسبة لك، فيمكن للمدرب مساعدتك في التدرب وتقديم الدعم لبناء ثقتك بنفسك. لتحقيق أقصى استفادة من جلسة تدريب 1:1، اكتب هدفاً لنفسك وفكر فيما ترغب في تحسينه.  

يمكن لمدرب TaskHuman مساعدتك في التركيز على الخطوة التالية المحددة لمساعدتك. المدربون مثل المدربة مارنيت فالي ومدربين قياديين آخرين على المنصة على استعداد لمساعدتك في تقديم ملاحظات فعالة.

احجز المدرب مارنيت